MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

1. DEFINICIÓN

El Decreto 1072 de 2015 Único Reglamentario Sector Trabajo, en su artículo 2.2.4.6.2. estable que la MATRIZ LEGAL es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

En la matriz se plasmarán no solamente, las normas de carácter Nacional, sino también las Distritales o Municipales y serán de cumplimiento obligatorio por todos los centros de trabajo, que, por la actividad económica de la empresa, se encuentra en diferentes partes de Colombia.

Por ejemplo, en este momento, por la pandemia, los alcaldes expiden normas de obligatorio cumplimiento para los habitantes de ese municipio.

Otro caso, son las normas de aspectos ambientales, las cuales se expiden por temas de interés común y deben ser de obligatorio cumplimiento.

NORMA NACIONAL	NORMA DISTRITAL	NORMA MUNICIPAL
Ley 1562 de 2012. Congreso de Colombia  Art. 26. Obligaciones del empleador: g) Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su cargo en materia de salud ocupacional.	Decreto 157 de 2021. Bogotá, D.C. RESTRICCIÓN DE MOVILIDAD. Restringir la circulación de personas y vehículos por vías y lugares públicos en la ciudad de Bogotá D.C. desde las cero horas (00:00) del viernes 30 de abril de 2021 hasta las cuatro horas (04:00 a.m.) del día lunes 3 de mayo de 2021.	Decreto 206 de 2021. Santiago de Cali Adoptar medidas regulatorias por la vida para disminuir el riesgo de nuevos contagios por Covid-19, en el periodo comprendido desde el 20 de abril de 2021 hasta las 5:00 horas del 04 de mayo de 2021.

1. OBLIGACIÓN DEL EMPLEADOR DE ESTABLECER UNA MATRIZ LEGAL

Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la empresa, el empleador tiene, entre otras, las siguientes obligaciones:

• Identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.8. parágrafo).

• Mantener disponible y debidamente actualizada la matriz legal que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.8. numeral 12).

• Cumplir los Requisitos Normativos Aplicables. Debe garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.8. numeral 5).

• Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el resultado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el empleador debe considerar el cumplimiento de los requisitos normativos aplicables. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.22.).

De la misma manera, dentro de los ítems establecidos en la tabla de autoevaluación para evidenciar el cumplimiento de los Estándares Mínimos indicados en la Resolución 312 de 2019 artículo 16, está la obligación para la empresa de tener una matriz de requisitos legales:

ITEM	CRITERIOS	MODO DE VERIFICACIÓN
MATRIZ LEGAL	Definir la matriz legal que contemple las normas actualizadas del Sistema General de Riesgos Laborales aplicables a la empresa.	Solicitar la matriz legal. Verificar que contenga: Normas vigentes en riesgos laborales, aplicables a la empresa. Normas técnicas de cumplimiento de acuerdo con los peligros/riesgos identificados en la empresa. Normas vigentes de diferentes entidades que le apliquen relacionadas con los riesgos laborales

2. CADA CUÁNTO SE DEBE ACTUALIZAR LA MATRIZ LEGAL

La norma establece que la actualización se debe realizar cada vez que se expida un requisito legal aplicable a la empresa de acuerdo con su actividad económica; es muy importante que las nuevas normas o las derogadas sean descritas en la matriz legal y se haga la evaluación para demostrar su cumplimiento. 

3. RESPONSABLE DE LA ACTUALIZACIÓN

• La actualización de la matriz debe realizarla el profesional designado por la empresa como el responsable para el diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; éste puede solicitar asesoría a la Administradora de Riesgos Laborales escogida por la empresa.

• De la misma, se debe establecer la forma en que se dará cumplimiento colocando dentro del campo de la matriz la evidencia (s) – registro(s).

• A la par que se identifiquen nuevos requisitos, también se debe registrar los requisitos derogados, con el fin de actualizar los otros documentos, como: procedimientos, formatos, políticas, planes, instructivos, etc,

• Debe establecer un procedimiento de identificación, actualización y evaluación de cumplimiento de la Matriz Legal, en el cual se debe establecer los períodos de actualización, de evaluación de cumplimiento, los planes de acción con el fin de controlar que esos nuevos requisitos se cumplan por todos los involucrados.

 

GLOSARIO

 REQUISISTOS LEGALES. Todo requisito obligatorio establecido en la legislación y reglamentación colombiana referentes a la Seguridad y Salud en el Trabajo, así como las impuestas de manera particular por organismos oficiales.

OTROS REQUISITOS. Requisitos no legales, pero de obligatorio cumplimiento para la empresa, como requisitos de proyecto, normatividad interna, requerimientos de la administración, acuerdos con terceros, etc.   

NORMA. Documento aprobado por una institución reconocida, que prevé, para un uso común y repetido, reglas, directrices o características para los productos o los procesos y métodos de producción conexos, servicios o procesos, cuya observancia no es obligatoria.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA. Es la norma fundamental en Colombia como Estado soberano.  La constitución fija los límites y define las relaciones entre los poderes legislativo, ejecutivo y judicial del Estado, estableciendo así las bases para su gobierno y organización de las instituciones en que tales poderes se asientan. También garantiza al pueblo derechos y libertades.

LEY. Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general y de aplicabilidad en todo el territorio nacional; son expedidas por el Congreso de Colombia.

Por ejemplo:

• Ley 100 de 1993
• Ley 9 de 1979
• Ley 1562 de 2012

DECRETO. Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, Gobernadores y alcaldes, entre otros.

Por ejemplo:

• Decreto 1072 de 2015
• Decreto 780 de 2016

RESOLUCIÓN. Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la Administración Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones; generalmente son expedidas por los ministerios.

Por ejemplo.

• Resolución 1401 de 2007
• Resolución 1409 de 2012

 

 

REFERENCIA NORMATIVA

DECRETO 1072 DE 2015 (mayo 26). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

RESOLUCIÓN 312 DE 2019 (13 febrero). Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.